Los Eventos On-Line, en Streaming o Virtuales son una realidad a día de hoy. Vamos a dejar a un lado el debate si han llegado para quedarse, si son solo una necesidad pasajera o si modificaran en menor o mayor medida la forma de organizar los eventos en un futuro a medio o largo plazo. La única certeza que tenemos, es que en los próximos meses muchas marcas y promotores no van a comprometer su imagen de marca por un posible foco de contagio; tanto por la seguridad de los asistentes como por los riesgos para la marca, este formato de eventos va a ser nuestra realidad cotidiana a corto plazo.
Eventos Virtuales Vs Eventos On-Line
La etiqueta "virtual" personalmente no me gusta y por suerte, la RAE acude en mi ayuda:
Hablar de "Eventos en Streaming" nos remite simplemente a la tecnología para su difusión. Ppuestos a elegir una etiqueta, me parece más apropiada la de Eventos On-Line. Y de la misma forma que en Marketing ya hace tiempo que hablamos en términos de On-Line y Off-Line, no descarto que en el futuro a los Eventos presenciales les acabemos denominando Eventos Off-Line.
El caso de los llamados Eventos Híbridos, es decir combinar asistentes presenciales con difusión en Streaming, en realidad ya existían mucho antes de la crisis COVID-19. Pero quizá la tendencia en esos casos, era retransmitir lo que sucedía en el Evento presencial aprovechando la señal de CCTV o Live Feed del propio Evento. De hecho, en pocos casos se hacía una realización específica para Streaming.
Creo que también deberemos incorporar el concepto de Eventos Conectados o ínter-conectados; varias sedes presenciales que se conectan entre sí e ínter-actúan formando un solo Evento. Un formato que también ya existía, pero que con el panorama actual va tener mucha más relevancia y no solo por culpa del CORVID19; en términos de huella ecológica y sostenibilidad presenta muchas ventajas que hasta ahora no habíamos considerado o no estábamos suficientemente concienciados.
Diferente canal, diferente lenguaje Audiovisual
Más allá de la tecnología necesaria, los Eventos On-Line suponen cambios radicales en la forma de comunicar, en los objetivos, en el impacto emocional o incluso en la duración de los actos. Y ello requiere cambios radicales en el desarrollo técnico del Evento.
En mi opinión, el cambio más trascendental tiene que ver directamente con la recepción visual. De repente, nuestros asistentes van a ver nuestro Evento a través de una pantalla o un monitor; Mariano Rajoy y sus comparecencias, resulta que ahora mismo son un precedente claro de esta nueva modalidad de Eventos. Pero ya nos gustaría que nuestros asistentes conectasen con nuestro evento usando la televisión de 50" del salón de su casa. La realidad es que se conectarán en el mejor de los casos desde un ordenador y en la peor de las opciones, desde un smartphone en el que ni siquiera activarán la opción full screen en horizontal.
Y no solo es el tamaño de la pantalla a través de la cual nuestro asistente participa en el evento. La velocidad de transmisión también influye. Es una pena, pero esas presentaciones dinámicas en PREZI o esas animaciones y transiciones de POWERPOINT o KEYNOTES pierden por completo la gracia cuando las difundes por ejemplo por ZOOM y donde antes había un sutil fundido con cierto movimiento, ahora son saltos en la imagen.
Es decir, ya no estamos retransmitiendo un Evento presencial para una audiencia en remoto; hemos de crear un nuevo lenguaje de comunicación visual para el evento.
Importante, de la misma forma que ya no tiene sentido una escenografía de grandes dimensiones tampoco creo que debamos convertir a nuestro ponente en el canciller y líder omnipresente "Adam Sutler" de la Película "V de Vendetta" interpelando a su atemorizada audiencia con el mítico grito ¡"Why they need us!"
Consejos Técnicos para un realizar un Evento On-Line
Ubicación
Comprendo la carrera que las empresas de servicios audiovisuales hemos organizado por disponer de un Plató en nuestras instalaciones para Eventos On-Line. A bote pronto, tiene una lógica aplastante; tengo espacio, tengo los equipos y el personal allí mismo, no hay desplazamientos, ni montaje y desmontaje y por tanto el precio puede ser muy competitivo.
Pero desde el punto de vista del promotor del evento, quizá no sea su primera elección. Si yo fuese el CEO que tiene que hacer el Kick-Off Sales anual para sus empleados, probablemente mi primera opción sería montar un set en las oficinas de la propia compañía. Además de la comodidad que me supone, a nivel comunicación corporativa en los tiempos que corren, parece una opción coherente. Convertir una sala de reuniones coqueta en un pequeño plató no requiere un gran despliegue de medios.
Si no fuese posible por logística o espacio, mi segunda opción sería contratar una sala en un hotel. Tampoco algo muy suntuoso, por ética, pero sí, disfrutar de las comodidades y amenities del propio hotel.
Incluso mi propia vivienda sería una opción. Os recuerdo, soy un CEO, no un blogger que vive en un pisito de 70 metros en las afueras. Adaptar un espacio requiere más gusto que medios y también, a nivel conceptual puede tener su trascendencia, en especial en eventos en clave interna.
La opción de desplazarme a un polígono a las afueras, por muy espectacular que pueda ser el set, no tiene por qué ser la primera desde el punto de vista del promotor del evento. A nivel producción y técnica, desde luego es la opción ideal y creo sinceramente que en estos platós se van a realizar muchos eventos. Pero recordemos que cuando los eventos eran presenciales, los aspectos de producción y técnica no eran en muchos casos determinantes para la elección del espacio.
Escenografía / Set / Decorado
En general, no me convencen "los cromas" como decorado de un evento. Ya lo he dicho. Soy fan declarado de la saga MATRIX, por tanto, no tendría sentido criticar la tecnología CGI de generación de gráficos. Pero una cosa es la tecnología y otra muy distinta la forma de utilizarla. Si se hace bien: se trabajan los contenidos con mucho criterio y calidad, una iluminación cuidada que le dé volumen al conjunto, el resultado puede ser espectacular incluso visto desde un smartphone. Pero la realidad es que, un uso torticero convierte nuestro set en el plató de un vidente televisivo de madrugada. Ni mencionar la opción "croma" de ZOOM, quiero y no puedo elevado a la enésima potencia.
Pantallas de LED. No soy objetivo en este tema, llevo demasiados años dando el cambiazo de madera por LED como para retractarme. Pero hemos de ser conscientes de que en los Eventos On-Line, las Pantallas de LED dejan de ser un soporte espectacular para contenidos visuales como presentaciones o vídeos corporativos que en este caso se lanzarán directamente al streaming; su función se centra en elemento decorativo. En ese sentido hay una ventaja, ya no estamos sometidos a la tiranía del rectángulo 16:9 y se abre un pequeño abanico creativo con formas y planos diferentes.
¿Proyección? Un buen mapping, aunque sea micro-mapping siempre mola. Ahora bien, si estamos hablando de una pantalla 16:9 en retro-proyección no le veo demasiada gracia. Si es una cuestión de presupuesto, prefiero un Backdrop tradicional en tela o lona impresa. Algo sencillo, elegante y bien iluminado. Y destinar esos recursos a otros aspectos con mejor ratio Inversión - Retorno.
En cuanto a mobiliario, creo que se va a seguir la dinámica de los últimos años en los eventos presenciales. El atril y la mesa de ponencias queda relegado a eventos muy institucionales. Se imponen los formatos tipo "Cumbre de Davos" con los ponentes en sofás de diseño. También el formato informal del taburete al estilo Stand up Comedy complementado con una mesa alta de apoyo. Y por supuesto, para los ponentes más valientes el formato TED Talks.
CCTV / Realización en Streaming
Hemos pasado de dar señal a las pantallas laterales para mejorar la visualización del evento presencial, a ser el eje central de la comunicación de un Evento On-Line.
La realización ahora es la clave. Dejamos atrás los planos muy generales y nos centramos en planos medios y americanos. Como comentaba antes, creo que el Primer Plano cerrado es un recurso muy concreto del que no conviene abusar. Para el espectador puede resultar abrumador y para el ponente incómodo. También se imponen formatos verticales para combinar con KEYNOTES en formato PiP.
Y también hay un pequeño cambio en los roles. En un evento presencial, el Realizador enviaba la señal realizada al Operador de Gráficos que lo usaba como otra fuente que combinaba con otros recursos para la composición final. En los Eventos On-Line, va a ser el Realizador, en general, quien reciba otros contenidos y realice la composición final.
El número y tipo de cámaras también va a ser diferente. No todos los presupuestos van a soportar usar cámaras de estudio y tampoco los requerimientos técnicos serán tan exigentes. Por tanto, vamos a ver un auge de las cámaras PTZ robotizadas, que además nos pueden dar otras posibilidades creativas y multiplicar los recursos visuales con una inversión relativamente baja comparada con el mix cámara + operador.
Contenidos Gráficos
Presentaciones, KEYNOTES, PPT's siguen siendo elementos esenciales para comunicar ideas, mostrar datos, etcétera. Quizá hay que sacrificar transiciones y animaciones por temas de velocidad gráfica en la recepción, pero sobre todo tener claro que esa presentación se tiene que visualizar perfectamente en un smartphone.
La Realidad Aumentada parece que se va a convertir en el recurso estrella de los Eventos On-Line. Hubo un tiempo, hace unos años parecía que, si tu evento no había un mapping y el logo de la compañía no se descomponía dos veces en 3D, no estabas a la última en tecnología para eventos. La Realidad Aumentada tiene muchas posibilidades, pero para que no sea una simple infografía sobre la señal de cámaras, requiere una interacción con los ponentes que implica ensayos, posiciones marcadas, etcétera. En los tiempos de los eventos presenciales, técnicas como tracking o kinetic no se impusieron para ponencias por esta limitación, no así en shows y presentaciones de producto.
Importante, hay que diseñar y programar contenidos gráficos para el desarrollo completo de todo el evento: acceso de asistentes, comienzo, transiciones entre tracks, breaks, final de evento y salida de asistentes.
Monitores de Referencia / Confort Monitors
En un evento presencial, lo normal era contar con uno o varios monitores de referencia para las presentaciones. En este caso ya no es necesario disimularlos en el escenario y obligar al ponente a mirar hacia abajo. De hecho, ahora pueden ser mucho más grandes y situarlos en soportes a la altura de los ojos como si fuesen un Teleprompter de Cámara.
Y hemos de añadir monitores de referencia de público. Uno o varios monitores donde mostrarle al ponente la imagen de los asistentes al evento de forma que pueda ver en tiempo real las reacciones de su público. Evidentemente no es lo mismo que en un evento presencial. Una técnica tradicional de disertación, que es ir fijando la mirada en invitados alternos para personalizar el mensaje, en un Evento On-Line no funciona.
Streaming
Aquí nos encontramos multitud de opciones, desde plataformas de reuniones como ZOOM o MS TEAMS, hasta servicios especializados en streaming de pago que permiten controlar accesos por IP, crear portales web o aplicaciones propias de acceso al evento.
Como siempre, el presupuesto es un factor clave en la toma de decisiones, sin olvidar aspectos fundamentales como la seguridad, la accesibilidad, velocidad y delay, la cantidad de conexiones, resolución, etcétera.
Iluminación
Imprescindible, es un plató. Evidentemente dejamos atrás la luz espectacular para un concepto más televisivo, con una luz blanca fría y general muy cuidada. Por favor, no olvidar la luz de contra para dotar de volumen a la composición. La ventaja es una mayor libertad en la posición de los aparatos.
El humo casi descartado por su afectación en las cámaras y por tanto desechamos la posibilidad de jugar con trazos, gobos y spots en movimiento.
Por otro lado, también podemos volver a ese concepto de iluminación convencional de teatro: temperatura más próxima a 3.500ºK, jugando con la escenografía y las sombras, integrando elementos como lámparas o proyectores de look retro y dotando al set de un ambiente cálido y especial. Todo esto en la práctica de una empresa de iluminación se traduciría en algo como "Niño, baja las sbovodas del altillo que van a jugar"
Sonido
Ahora sí, todos podemos ser Steve Jobs. Los micrófonos de solapa se convierten en los reyes de los Eventos On-Line, aunque personalmente usaría micros de diadema. Los micrófonos de mano quedan relegados a usos muy concretos relacionados con dotar de cierta espontaneidad a una intervención.
Lo que cambia por completo es la manera de mezclar. El rango dinámico se reduce al mínimo, es una mezcla broadcast. Las voces limpias y muy comprimidas. Plano principal y fondo. No se admiten matices.
No olvidar un par de monitores como referencia para el ponente a la hora de Q&A de los asistentes.
Conclusiones
No sé si han llegado para quedarse o son una necesidad temporal. Tampoco es fácil predecir si cambiarán o transformaran los futuros Eventos Presenciales, pero los Eventos On-Line son la realidad de este momento.
No ha cambiado la tecnología, quizá pequeñas variaciones en técnicas. Pero ha cambiado la forma de comunicación y los objetivos, los Eventos On-Line requieren un lenguaje audiovisual específico distinto a los presenciales y nuestro trabajo ahora es adaptarnos e intentar innovar en este nuevo concepto.
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