Los espectáculos forman parte esencial de la programación de un evento, bien como refuerzo del mensaje y comunicación, bien como entretenimiento. Para un organizador de eventos es fundamental saber gestionar las necesidades técnicas e integrarlas en la planificación de nuestro evento.
Desde una pequeña ambientación musical durante un cóctel hasta la presencia de un artista internacional como parte del entretenimiento de una cena de gala, los shows y actuaciones son elementos básicos de muchos eventos.
Los espectáculos son una herramienta clave para conseguir el famoso efecto Wow, que consiga dejar esa huella emocional, ese recuerdo imborrable que potenciará los lazos afectivos de nuestros invitados con la marca promotora del evento.
En otros casos, es una necesidad. Nada puede ser más incómodo que el silencio durante una recepción o una cena. La música ambiente es un excelente aglutinante sonoro con el que aderezar una cena o comida.
“La música nos toca emocionalmente en donde las palabras no pueden.”
Johnny Depp - Actor (1963)El Rider como documento básico
Podríamos definir el Rider, como el documento que describe las necesidades técnicas y logísticas que el promotor / contratista debe poner a disposición del artista para realizar un espectáculo. Normalmente, el Rider se adjunta al contrato de forma vinculante y por lo tanto, su incumplimiento puede tener consecuencias legales y en algunos casos, motivo de cancelación abrupta del contrato.
En general, un Rider debe o puede incluir los siguientes aspectos:
Logística
Integrantes del espectáculo, tanto artistas como personal de producción y técnica.
Necesidades de transporte con sus condiciones habituales, tanto de personal como de Equipos propios.
Alojamientos requeridos con condiciones específicas relativas al número de habitaciones, tipo y categoría del establecimiento, etcétera.
Hospitality
Son las necesidades de producción en el evento. Número y tamaño de camerinos y su equipamiento, características del catering para artistas y staff de la compañía y otras necesidades específicas.
Timing
Información detallada sobre la planificación como tiempos de montaje y desmontaje o tiempo necesarios para pruebas y/o ensayos.
Necesidades Técnicas
Debe incluir, tanto los requerimientos que el contratista debe cumplir, como información amplia y detallada de los equipos y sistemas que la banda o artista trae consigo:
Escenografía. Desde medidas mínimas del escenario, elementos teatrales como telones y bambalinas, elementos decorativos o mobiliario necesario. Toda esta información debería ir acompañada de un plano de implantación de todos los elementos.
Audiovisuales. Información concreta y detalla de las necesidades de sistemas de proyección, pantallas LED, Displays y cualquier otro equipamiento como controles o monitores. Es importante que el Rider incluya un diagrama de señales.
Iluminación. Suele ser un punto complejo y que suele requerir cierta negociación por la adaptación de un show general a un espacio concreto. El Rider técnico debería incluir un plano de implantación con información detallada de los equipos necesarios (marca y modelos de referencia) y en casos concretos, información detallada sobre la configuración y conexionado de los equipos de iluminación (Patch de Iluminación). El control o mesa de iluminación también puede ser un punto importante, puesto que puede suceder que el show, por su complejidad este programado previamente y el Operador de Iluminación del artista necesite un modelo concreto de mesa de iluminación para poder lanzar el show.
Sonido. Tiene que incluir información clara y detallada de las necesidades incluyendo las mesas de sonido recomendadas, un plano de implantación tanto de micrófonos como monitores, requerimientos básicos del sistema de P.A y el denominado Patch de Microfonía, una tabla que relaciona los diferentes micrófonos necesarios con sus accesorios con los canales de la mesa de sonido.
Backline. Entendemos como backline los instrumentos musicales y sus accesorios. El Rider debe especificar muy claramente que instrumentos trae la compañia y cuales debe suministrar el promotor del evento.
El proceso de negociación
Antes de adentrarnos en los detalles a negociar, hemos de tener muy presente el perfil del artista o show que estamos integrando en nuestro evento.
Si se trata de un espectáculo o show diseñado específicamente para eventos corporativos, como DJ's, Cuadros de Flamenco, tríos de Jazz o cuartetos de cuerda, todo será más flexible y una tendencia a adaptación al tipo de evento y al espacio. En estos casos es importante explicarle previamente al artista cuál será su cometido en el evento, el formato del mismo, los objetivos de comunicación y el perfil de los asistentes. Cuanta más información previa disponga la banda o artista, más fácil será la negociación de las necesidades y la adaptación del espectáculo al evento.
En el caso de shows o artistas comerciales, la negociación es distinta. El nivel de flexibilidad será mucho menor ya que la propia esencia del espectáculo se puede ver afectada por los cambios en el Rider y la exigencia técnica mucho mayor. Por otro lado, muchas oficinas de management de artistas muy comerciales, ya tienen diseñados Riders específicos para eventos corporativos, diferentes a los de una contratación estándar para una actuación pública.
Si hablamos de espectáculos diseñados "Ad Hoc" para nuestro evento, las necesidades y requerimientos técnicos deberían encajar perfectamente en las características de nuestro evento, incluyendo también el presupuesto necesario. De lo contrario, nos estamos disparando al pie.
El Contra-Rider
No lo voy a negar. Hay Riders que parecen una carta a los reyes magos y otros en cambio, son demasiado escuetos y carecen de información básica.
El Contra-Rider es la oferta que vamos a hacer frente a una demanda, en este caso la que figura en el Rider. Para hacer un buen contra-rider hay que tener en cuenta algunos aspectos:
Marcas y Modelos. Desde una perspectiva profana puede parecer que existe cierto "marquismo" entre el personal técnico y en algunos casos puede darse. Pero la realidad es que un técnico de un espectáculo tiene que estar seguro de que con los medios que le proponemos puede llevar a cabo su cometido. Esta responsabilidad le lleva, en muchos casos, a rechazar un equipo propuesto, por desconocimiento o inseguridad respecto a su funcionamiento.
Mesas y Controles Especializados. Antiguamente, las mesas de sonido o iluminación tenían un funcionamiento más o menos estándar y un técnico podía hacer servir el show aunque fuese la primera vez que usaba ese modelo de mesa. Pero eso ha cambiado radicalmente en los últimos años. El avance de la tecnología ha hecho que cada fabricante de controles de sonido o iluminación ha desarrollado una plataforma diferente, de forma que cuando hablamos de un técnico operador de iluminación ya casi hemos de especificar su especialización en el sistema de un fabricante en concreto. En el caso de sonido, no es tan extremo como en iluminación, pero vamos camino de que sea similar.
Técnicos de Operación. Si el espectáculo cuenta con sus propios técnicos de operación es muy distinto a que sean técnicos contratados por el organizador del evento, bien directamente, bien a través de nuestro proveedor de Audiovisuales. Por lo cual, siguiendo el punto anterior, lo que nos interesa a ambas partes es que el técnico domine el equipo de control. Si viene por parte del artista, hemos de procurar cumplir sus requerimientos en cuanto a mesas y controles. Por el contrario, si el técnico es de nuestro lado, cambia el planteamiento. Dentro de la gama de equipos que cumplan las especificaciones técnicas, la decisión será de nuestro técnico.
Para terminar
La negociación de un contra-rider no es muy diferente de cualquier negociación.
Aplicar el sentido común y la necesidad de ambas partes de llegar a un acuerdo son fundamentales. En cualquier caso, aquí van algunos consejos prácticos:
Antes de firmar un contrato, tener en cuenta el Rider asociado al mismo. Al final el coste final de un show es un mix entre el caché del artista más el coste de las necesidades de su Rider.
Líneas de interlocución. A veces, lo que en el papel puede ser un problema, se soluciona con una conversación entre técnicos. El acuerdo siempre es más fácil usando la línea correcta. Eso sí, una cosa es delegar la negociación de algunos aspectos a los técnicos, pero siempre ha de quedar por escrito y todo el mundo informado de los aspectos acordados.
Timing. Los tiempos de montaje, pruebas y desmontajes también tienen que acordarse previamente y estar incluido y adaptados a la escaleta general del evento.
Los detalles son importantes. Aspectos o detalles que pueden a priori parecer irrelevantes, pueden tener mucha importancia.
Comments