Para una empresa de Servicios y Alquiler de Audiovisuales, la Logística es fundamental para optimizar los costes de producción, agilizar los procesos y procedimientos y minimizar las incidencias en los pedidos y producciones.
En este post vamos a repasar algunos conceptos básicos que, si bien usamos habitualmente, en ocasiones no tenemos claramente definidos.
Unidad de Carga / Maniobra
Se denomina Unidad de Carga a la unidad básica de almacenaje y transporte de un producto dispuesto en su embalaje de operación (caja, palé, contenedor, etcétera). En el caso de una empresa de Alquiler de equipos audiovisuales, la Unidad de Carga, también denominada Unidad de Maniobra es el Flight Case, es decir el contenedor donde almacenamos y transportamos un equipo.
Ocurre que en la mayoría de casos, nuestras Unidades de Maniobra incluye varias unidades de un mismo artículo o algo peor, hay Unidades de Maniobra (Flight Cases) que no tienen espacio para alojar todos los componentes de un artículo o sus accesorios.
Artículos / Componentes / Accesorios
A diferencia de la venta y/o distribución, en el Alquiler de Equipos Audiovisuales, nuestro producto debe estar en cierta forma cerrado o terminado, es decir listo para transportarse y usarse "plug & play". Por lo tanto, para definir y configurar nuestros productos hemos de tener en cuenta los siguientes conceptos básicos:
Artículo. Es un concepto comercial y representa una unidad de venta y por tanto, nos sirve para la cotización de servicios. Vamos a tomar como ejemplo una cabeza móvil wash LED.
Unidad de Venta. Es el número o cantidad de unidades de un artículo que sirve de referencia para la venta.
Componentes. Son aquellos elementos que forman parte inherente del artículo, es decir, que son necesarios para que ese artículo funcione correctamente y a pleno rendimiento. Los componentes no tienen por qué ser de la misma marca o proveedor que el Artículo al que pertenecen. El cable powercon a schuko de alimentación sería un ejemplo de componente de la cabeza móvil.
Accesorios. Son aquellos ítems que son opcionales a la hora de montar o hacer funcionar un artículo. Hay accesorios que son específicos de un artículo, como por ejemplo un filtro o grupo óptico para esa cabeza móvil. En cambio, podríamos considerar las garras de Rigging como un accesorio que puede dar servicio a diferentes artículos.
Determinar cuando un ítem es un componente o un accesorio vinculado a un artículo no siempre es sencillo y depende de muchos factores, desde el modelo de negocio hasta la compatibilidad entre diferentes equipos, pasando por la propia idiosincrasia de nuestra empresa. Pero si bien no es sencillo, sí que podemos guiarnos por unos criterios básicos:
Si un ítem es imprescindible para que el funcionamiento pleno de un equipo, hablamos de un componente y por tanto, sin este ítem esa unidad no estaría operativa.
Una pregunta que siempre nos debemos hacer es sí ese ítem puede ser considerado un artículo en sí mismo, es decir sí como tal lo podemos comercializar por separado, o siempre va vinculado a otro artículo principal.
Si un ítem va vinculado única y exclusivamente a un artículo concreto hemos de valorar si tiene sentido que se quede en el almacén, es decir lo consideramos un Accesorio o que siempre vaya con el artículo, se requiera o no, y por tanto lo consideramos un Componente. Eso si, sí lo consideramos un Componente, tenemos que tener el mismo stock de unidades que del artículo principal. De lo contrario, tendríamos una paradoja sin sentido al tratarse de dos Artículos diferentes; un Artículo que efectivamente incluye ese componente y otro artículo que no lo incluye. Un ejemplo simple de esta disyuntiva sería el mando a distancia de un proyector de vídeo:
Las cajas o Flight Cases específicos de un artículo se deberían considerar un Componente de dicho artículo, nunca un Accesorio.
Los componentes no se inventarían, el control de stock se realiza sobre los Artículos y los Accesorios. Los Componentes se chequean al revisar los Artículos.
También se puede dar el caso de que un mismo ítem puede ser a la vez Componente, Accesorio y Artículo. Un ejemplo sería un cable de acero tipo "safety":
En un proyector con Rigging Frame o en un Foco sería un Componente.
Para el caso de una caja de sonido o altavoz, sería un Accesorio solo necesario cuando esa caja va volada.
Y en un modelo de negocio de "Dry Hire", podría considerarse un Artículo siempre y cuando se comercializase por sí mismo.
Artículo Vs Unidad de Maniobra
El problema es que en la mayoría de las empresas del sector en España se trabaja tomando como referencia comercial la Unidad de Venta y luego se traslada a Unidades de Maniobra, lo cual genera una disfunción a nivel logístico que se traduce en una pobre eficiencia en las labores de almacén.
Dicho de otra forma: alquilamos las cabezas móviles por unidades pero las transportamos y almacenamos en cajas de varias unidades; esta disfunción genera una carga mayor de trabajo que desemboca en una baja eficiencia de las labores de almacén y da lugar a muchos más errores.
Para optimizar el rendimiento de nuestro almacén, lo ideal sería que Unidad de Maniobra y Unidad de Venta tuviesen el mismo contenido. Como no tiene demasiado sentido hacer Flight Cases individuales para la mayoría de los artículos, la solución pasa por "vender por cajas".
Siguiendo el ejemplo, si nos piden servir 22 cabezas móviles wash LED, en lugar de presupuestar 22 unidades, presupuestaremos 4x Cajas de 6 unidades, 24 unidades en total, especificando que 2 unidades son de SPARE o BACKUP.
En este punto es cuando el gerente, el director comercial o el financiero de nuestra empresa hace la pregunta trampa "
"¿Qué ocurre cuando nos pidan 25 unidades y solo tenemos cajas de 6 unidades? ¿vamos a servir 5 unidades a mayores y gratis o a bajo precio?"
La respuesta no es sencilla. Lo primero que la logística no es solo como almacenamos y transportamos los equipos, que también. La logística afecta a toda la cadena de producción, desde el aprovisionamiento hasta el servicio final y la post-venta. Cuando adquirimos un nuevo producto, en este caso cabezas móviles wash LED, hemos de estudiar previamente como vamos a configurar los Flight Cases, es decir las Unidades de Maniobra.
Si por ejemplo vamos a adquirir 48 unidades, en lugar de la opción fácil de quedarnos con 6xcajas de 8 unidades que nos regala "supuestamente" el fabricante, vamos a optar por:
4x Cajas de 8 unidades
2x Cajas de 4 unidades
4x Cajas de 2 unidades
Con esta configuración podemos optimizar el número de unidades de SPARE que obligatoriamente hemos incluir con un Pedido. Es cierto que la fabricación de más cajas supondrá un mayor coste de adquisición del producto, pero se compensa ampliamente con el ahorro de tiempo en la preparación de los equipos. En gran parte por que comercialmente "venderemos por cajas", de forma que la traslación de Pedido a Albarán será mucho más sencilla y eficiente.
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