Guía Técnica Distribución Eléctrica para Eventos.
El diseño de la distribución eléctrica de un evento requiere una excelente planificación y coordinación de todos y cada uno de los proveedores que van a intervenir en el montaje y desarrollo del evento.
Antiguamente, la distribución eléctrica de un evento se derivaba a la empresa proveedora de iluminación. Y tenía cierta lógica, en aquellos tiempos, los equipos de iluminación requerían altos consumos, y las empresas siempre contaban con cuadros y cableado de spare en los eventos y, por tanto, podían asumir cualquier imprevisto.
Pero todo esto ha cambiado hasta el punto de que, el ranking de equipos con mayor consumo eléctrico en un evento lo encabezan la maquinaria industrial para servicios de catering y las pantallas modulares de LED de gran formato.
4.1 Coordinación
La distribución eléctrica es una infraestructura esencial y crítica para el buen desarrollo del evento y su gestión debe ser transversal a todos los agentes y proveedores que intervienen en un evento. En este sentido, no es admisible que un proveedor no conozca las necesidades eléctricas de los equipos y dispositivos que forman parte de su servicio. Tampoco son admisibles las actitudes free rider, conectando equipos en cualquier toma disponible.
Si bien la coordinación de la distribución eléctrica es responsabilidad del director técnico, para eventos de gran formato con altos requerimientos en cuanto a distribución eléctrica, se hace necesaria la figura de un Coordinador de Infraestructuras Eléctricas que además de dimensionar y planificar, cuente con personal especializado on-site para realizar la instalación y prestar servicio a los diferentes proveedores.
La coordinación de la distribución eléctrica debe conjugar las necesidades de los diferentes proveedores y agentes que intervendrán en el montaje y ejecución del evento con la infraestructura eléctrica disponible en el recinto.
4.1.1 Infraestructura del Espacio
Los recintos para eventos cuentan con una instalación general para servicios generales y una, o varias acometidas específicas para los proveedores externos. Más allá de la potencia total disponible, lo realmente importante es como está distribuida.
Los enchufes disponibles en paredes y suelos se recomienda usarlos para servicios auxiliares y catering. En cambio, para los equipos audiovisuales suelen requerir realizar su propia distribución eléctrica partiendo de una acometida general; en caso de incidencia o fallo, se requiere una rápida accesibilidad al cuadro de distribución y, además, no es recomendable compartir líneas para evitar ruidos e interferencias.
En cambio, para catering, para ubicar cargadores de dispositivos móviles o los ordenadores para la gestión de acreditaciones, las tomas de servicio general del edificio nos pueden evitar largas tiradas de cable.
Siempre hay que tener en cuenta los márgenes de seguridad respecto al consumo de los diferentes equipos y siempre tener acometidas o tomas de back-up para cubrir incidencias, ampliaciones, etcétera. Pero a la vez, un excesivo sobre dimensionamiento de las necesidades puede acarrear sobre costes innecesarios como tener que contratar grupos electrógenos adicionales o el aumento de tarifas en el caso de recintos feriales y centros de convenciones.
4.1.1 Análisis de necesidades
Las necesidades en cuanto a potencia y distribución eléctrica varían de un evento a otro, incluso aunque se celebren en un mismo recinto. Además, pueden ir sufriendo modificaciones durante las fases de preproducción del evento.
Obviamente, las necesidades de potencia y consumo vendrán determinadas por los proveedores de los diferentes servicios. En este sentido, es recomendable que los proveedores, al realizar las diferentes propuestas y/o presupuestos incluyan en los mismos la información referente a sus necesidades eléctricas.
Es cierto que, durante las fases preliminares y el anteproyecto, cuando todavía no se han seleccionado los diferentes proveedores y se está trabajando en diferentes propuestas, la experiencia y el historial de otros eventos similares, nos puede ayudar a tener un primer boceto de las posibles necesidades.
En líneas generales, hemos de tener siempre en cuenta los siguientes criterios:
Audiovisuales y Catering no deben compartir nunca líneas de corriente y es recomendable que no compartan tampoco acometida.
Catering. La utilización on-site de maquinaria industrial como hornos, freidoras, armarios calientes puede suponer un consumo eléctrico muy elevado en función del número de asistentes.
Los sistemas de iluminación convencional regulados y fluorescencias son una fuente inagotable de problemas e interferencias para sonido y vídeo. Hay que evitar siempre que compartan líneas y acometidas.
Si vamos a usar dispositivos de iluminación autónomos con batería, hemos de prever también donde y como se realizará la recarga.
Las pantallas modulares de LED de gran formato, debido a la gran cantidad de armónicos que generan, requieren cuadros con protecciones de baja sensibilidad que desconectan el circuito ante una corriente de defecto mayor de 300mA.
Equipamientos cuyo funcionamiento es esencial para el desarrollo del evento, como proyectores, pantallas, etcétera, deben tener líneas de distribución independientes y separadas. Si instalamos equipos de hot back-up siempre deben ir en líneas diferentes al del equipo principal.
Si el recinto no cuenta con capacidad suficiente para dar servicio a todas las necesidades y ser requiere contratar uno o varios generadores externos, es preferible conectar catering y otros servicios auxiliares que no van a requerir sistemas de back-up; en cambio, los equipos audiovisuales es recomendable usar grupos electrógenos configurados en sincronía, lo cual duplica el coste.
En el caso de que toda la instalación deba realizarse mediante generadores y grupos electrógenos externos, es preferible usar varias unidades, cada una dedicada a un área específica, que concentrar la generación de energía en solo uno o pocos generadores.
Como ya hemos comentado, la coordinación es fundamental y debe ser transversal a todos y cada uno de los proveedores.
4.2 Planificación
Una vez determinadas las necesidades eléctricas de los diferentes proveedores del evento y cotejadas con los cuadros e infraestructuras del recinto comenzamos con la planificación.
Para la correcta planificación de la distribución eléctrica hemos de tener en cuenta los siguientes aspectos:
La ubicación de los diferentes cuadros y cajas de distribución es el primer paso de la planificación.
El diseño de las diferentes rutas que vamos a emplear para el cableado eléctrico debe ser común, tanto a la distribución eléctrica como a la distribución de las diferentes señales de vídeo, datos, sonido e iluminación.
La implantación de los diferentes elementos del montaje (escenario, photocall, mostrador de acreditaciones, cocinas y zonas de servicio, etcétera) debe realizarse teniendo en cuenta la distribución eléctrica posible.
Es importante conocer si existen normativas internas del recinto respecto a la ubicación de los cuadros de corriente y las rutas de cableado. Consultar como se realiza habitualmente la distribución eléctrica en el recinto es siempre una buena referencia.
Una instalación ordenada de los diferentes elementos favorece la resolución rápida de incidencias y facilita el proceso de desmontaje.
Junto a los medios y equipos técnicos necesarios, la planificación debe contemplar los recursos humanos necesarios, tanto para el montaje como para la gestión de incidencias durante el desarrollo del evento.
4.2.1 Ubicación de Cuadros de Distribución
El primer paso para realizar la planificación de la distribución eléctrica del evento es ubicar los diferentes cuadros de distribución que vamos a utilizar.
Por normativa, los cuadros no deben estar ubicados en zonas de acceso público y siempre deben existir medidas que eviten el contacto directo
Hay que tener en cuenta que, en caso de un problema o incidencia que provoque que salte alguna de las protecciones y por tanto se corte el suministro, una vez corregido el problema, será necesario armar de nuevo esa línea; con los cual siempre debemos tener un acceso rápido y fácil a los cuadros. En este sentido es muy importante identificar los diferentes cuadros y líneas para una gestión más eficiente.
La tendencia, siempre que las distancias lo permitan, es agrupar los cuadros de distribución en ubicaciones concretas.
La Caída de Tensión se define como la diferencia de potencial que existe entre los extremos de un conductor debido a la propia resistencia del conductor.
Aplicando la Ley de Ohm, una mayor resistencia por la longitud del cable se traduce en una reducción de la intensidad y por tanto de la potencia disponible.
Y si bien, cuando realizamos tiradas cortas esta perdida es inapreciable, cuando requerimos realizar largas tiradas de cableado, hemos de tener en cuenta el factor "Caída de Tensión" para contemplar márgenes de seguridad en la relación potencia y consumo previsto.
4.2.2 Rutas y pasos de cable
La distancia más corta entre dos puntos no es el mejor criterio para planificar las diferentes rutas sobre las que realizaremos la instalación de todo el cableado.
Como ya hemos comentado, estas rutas deben ser comunes para todo el cableado necesario, tanto eléctrico como de señal y datos.
Es importante aprovechar y utilizar elementos del propio montaje como trusses, estructuras y construcciones, para tratar de evitar zonas de paso de personas y ocultar a la vista, en la medida de lo posible, el cableado.
Tanto los accesos principales al recinto, como los pasos obligados como el acceso a aseos, deben estar siempre libres de pasos de cable. También hemos de tener en cuenta el acceso de maquinaria y/o transportes durante los procesos de montaje y desmontaje.
El uso de pasacables debe estar restringido solo a aquellos casos o situaciones donde no es posible otra solución. Los pasacables están diseñados para proteger los cables, no a las personas; además, tienen un impacto visual relevante.
4.2.3 Timing de montaje
El montaje de la distribución eléctrica del evento debe estar integrado en la planificación general del montaje y debe tener en cuenta las necesidades concretas en cada momento de este. Algunas recomendaciones:
El Rigging de estructuras y otros elementos volados suele ser la primera operativa del montaje. Los sistemas de control de motores requieren una acometida trifásica.
En el proceso de montaje de iluminación y/o sistemas audiovisuales suele ser necesario chequear los aparatos antes de su montaje definitivo; si no es posible disponer de la instalación final para ello, será necesario prever acometidas y cuadros provisionales para no retrasar el montaje.
En el caso de catering, cuando comienza su montaje las infraestructuras eléctricas necesarias deben estar ya montadas y chequeadas.
En la planificación también hemos de tener en cuenta que la inmensa mayoría de las averías eléctricas y electrónicas que se producen tienen lugar al arrancar los sistemas eléctricos. Con lo cual, una vez instalados y chequeados los equipos, la recomendación es no cortar la corriente y dejarlos en modo no operativo.
El ahorro energético que puede suponer dejar los equipos en modo no operativo, con un consumo residual, en ningún caso compensa con el riesgo de avería durante el arranque de sistemas.
Distribución Eléctrica para Eventos
Cuaderno Técnico para Directores Técnicos y Organizadores de Eventos.
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